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Datenmanagement – was ist das?

Wer sich mit dem Thema PIM und DAM auseinandersetzt stellt fest, dass die eigentliche Herausforderung ein sinnvolles und effizientes Datenmanagement ist.
Sauber Daten und Strukturen sind die Herausforderung. Ohne diese Voraussetzung wird auch die Werbemittelproduktion, nie effizient und reibungslos funktionieren.

Zum Datenmanagement gehören viele weitere Adjektive wie z.B. strukturiert, einmalig, distinktiv, granular, zentral, sauber, usw.

Beim Datenmanagement unterscheide ich zwischen zwei Hauptgruppen von Daten.

  1. Assets
  2. Informationen
Assets

Unter Assets verstehen wir alle digitalen Dokumente wie z.B. Office-Dokumente, Bilder, Videos, Audiodateien, CAD Zeichnungen, 3D Objekte, diverse Dokumentenformate wie z.B. PDF.

Alle Assets müssen für den jeweiligen Kanal aufbereitet werden. Ein PDF kann auf einer Webseite nicht angezeigt werden, nur als Download angeboten werden. Um es anzeigen zu können, muss das PDF als Grafikdatei gespeichert werden. Beispielsweise als PNG, JPEG oder GIF.
Ein CMYK TIFF Bild kann für den Druck verwendet werden, nicht aber für eine Webseite. Das Bild muss konvertiert werden.

Informationen

Informationen sind granulare Daten, die in Datenbanken eingegeben werden können. Zu den Informationen zählen im Datenmanagement z.B. einfache Texte, lange Texte, einfache technische Daten (Länge, Breite, Höhe, etc.), komplexere technische Daten ( Akkulaufzeit ca. 48 Stunden bei 20° Celsius und 3G )

Assets mit Informationen

Es gibt auch eine Mischform bei der Datenerhebung. Es können Assets auch mit Informationen verbunden werden. So sind z.B. Gefahrgutkennzeichnungen eine Mischung aus Informationen (Text) und einem Asset (das Kennzeichen).

Das richtige Vorgehen

Bereiten Sie Ihre Daten für die Digitalisierung vor. Das ist die Grundlage für ein erfolgreiches Datenmanagement. Diese Grundlagen sind notwendig, egal ob Sie mit PIM arbeiten möchten oder weiterhin mit Ihren bestehenden Systemen.

Welche Daten?

Sicher haben Sie eine große Anzahl an Daten zu Ihren Produkten. Damit Sie einen schnellen Erfolg erreichen legen Sie fest, welche Daten für Sie - aus der Sicht des Produktes und des Kunden - am wichtigsten sind. Sicher sind es für ein Fahrrad andere Daten als für eine digitale Kamera.

Legen Sie pro Produktklasse die wichtigsten Merkmale fest. Nun können Sie sich gezielt auf die Recherche nach diesen Merkmalen machen und die Daten dazu zusammenstellen.

Aktualität

Die Aktualisierung Ihrer Daten muss in mehreren Schritten erfolgen. Ziel ist es die richtigen Daten an das Produkt zu binden.

In den meisten Fällen liegen die Assets und Informationen redundant vor. D.h. die Daten liegen auf Festplatten, Servern und auf den lokalen Festplatten Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Werbeagentur oder Druckerei. Nutzen Sie nur die aktuellsten Informationen und lassen Sie diese durch einen Produktmanager oder den Lieferanten prüfen.

Erfassen Sie nur den aktuellsten Wert, letztendlich möchten Sie auch nur die aktuellen Informationen an Ihren Kunden weitergeben.
Eine Ausnahme ist ein Serviceportal. Dort möchten Sie auch ältere Informationen erfassen. Das betrifft in den meisten Fällen primär Ersatzteillisten oder Bedienungsanleitungen.

Bereinigung

Die Bereinigung der Daten ist eine logische Vorgehensweise. Bei dem Vorgehen granularisieren und vereinheitlichen Sie Ihre Informationen.

Ein Werbetext: "So schnell wie ein Pfeil" und "Das Produkt ist pfeilschnell" kann vereinheitlicht werden. Somit sparen Sie nicht nur Kosten und Zeit bei der Erstellung, sondern auch bei der Korrektur und vor allem bei der Übersetzung.

Sehr häufig stelle ich bei Kunden fest, dass die Einheiten unterschiedlich angegeben sind. Einmal in cm, dann mm oder auch in Meter.
Technische Daten wie: "Der Tisch hat eine Abmessung von 50 x 30 x 90 cm" wird granularisiert. Aus dem Satz werden die wichtigsten technischen Daten extrahiert.
Dazu erstellen Sie drei Attribute mit einer Einheit. Legen Sie sich auf eine Einheit, wenn möglich fest. Hier im Beispiel auf mm.

Breite: 500 mm
Tiefe: 300 mm
Höhe: 900 mm

Nun können Sie diese Werte in jede beliebige Maßeinheit umrechnen.
In einem PIM System können Sie die Einheit hinter dem Wert angeben, in einer Tabellenkalkulation (Excel, LibreOffice, etc.) legen Sie fest, dass eine festgelegte Einheit verwendet wird. Nur so können Sie die Informationen später auch wiederverwenden.